Jak poradzić sobie ze spamem na firmowych skrzynkach pocztowych?

Każda firma wpisująca swój adres mailowy do danych kontaktowych w portalach prowadzących bazę firm, naraża się na spam, tj. zalewanie skrzynki śmieciowymi wiadomościami lub niezamawianymi ofertami i reklamami.

Dodatkowo jeśli firma nie posiada własnej domeny, a korzysta z darmowej skrzynki np. na “wp”, to zgodnie z regulaminem zgadza się na kilka-kilkanaście reklam dziennie. Prędzej czy później każdy ma tego dosyć. Prawdziwe załamanie przychodzi z chwilą, gdy zdajemy sobie sprawę, że wbudowany w skrzynkę antyspam, ani nawet blokowanie adresu nie działają. Śmieci przychodzą mimo wszystko.

Temat nie jest nowy i są rozwiązania. Pierwsze to dedykowane do tego celu oprogramowanie np. SpamTitan. Jest to jednak szerszy temat i rozwinę go w najbliższej przyszłości, gdy tylko znajdę wolny czas. Postaram się też podzielić z Wami wnioskami. W skrócie musimy ustawić dodatkowe wpisy w konfiguracji naszej domeny ( to rozwiązanie tylko dla klientów posiadających własną domenę w adresie email ) oraz skonfigurować filtr w panelu SpamTitan na stronie www. Możliwości jest sporo i najlepiej każdą przetestować. Chodzi o to, żeby było jak najmniej false positive’ów tzn. fałszywych alarmów, powodujących “wycinanie” wiadomości, które spamem nie są.

Drugie rozwiązanie, z którego sam korzystam i jest darmowe, odkryłem przez przypadek. W czasach gdy smartfony współpracowały tylko z mailem od google’a, a przynajmniej łatwo to się konfigurowało i wszystko działało (iPhone 2 lub 3) dla wygody, przekierowałem skrzynki na gmail’a, aby mieć podgląd w telefonie na swoje maile. Rozwiązanie przypadło mi do gustu również dlatego, że nie musiałem się martwić o kopie bezpieczeństwa maili. Było to również bardzo praktyczne. W firmie logowałem się do skrzynki z Dell’a, na wyjazdach z iPhone’a, a w domu z prywatnego laptopa. Jest to świetne rozwiązanie jeśli chodzi o zmianę komputera, mogę w każdej chwili sprzedać mój komputer i kupić nowy, bez martwienia się o moją skrzynkę. Pierwszy minus. Jak google się zwinie będę miał problem tylko ze starymi wiadomościami, bo kopie na moim serwerze są trzymane przez rok albo dwa (nie pamiętam w tej chwili). Drugi minus mnie nie dotyczy, bo nie mam w korespondencji poufnych wiadomości, które google, NSA albo od razu USA mogło by ukraść. Także to może nie być dobre rozwiązanie dla każdego ale dla większości firm i osób będzie w porządku. Nie chodzi mi tu o żadne szpiegowskie historie na poziomie globalnych mocarstw. Mówię tu o regulaminie konta google. Są tam zapisy mówiące, że google jest właścicielem przechowywanych u siebie treści i może z nich korzystać w sposób ograniczony ale jednak. Jest to oddzielny temat.

Odkrycie jest takie, że filtr antyspamowy google jest tak dobry, że do Odebranych prześlizguje się góra 2-3 wiadomości w miesiącu. Są to głównie wiadomości od początkujących firm lub marketerów, nieświadomych tego że spamują. Nie “ogarnął” ich jeszcze żaden filtr.  Żadne nachalne spamy nie przedostają się, zostają w folderze spam. Wspomniane wcześniej fałszywe alarmy zdarzają się rzadko, mimo wszystko jest to jakiś minus, że trzeba raz na jakiś czas przeglądać folder spam, aby wyłowić jakąś porządaną wiadomość. Jeśli jednak, żaden mail nam nie zginął można kliknąć “usuń teraz cały spam” i 300 wiadomości leci w niebyt.

Myślę, że ten wpis może być trochę spóźniony. Wysłałem ostatnio mailing do bazy adresowej naszych klientów, żeby poinformować ich o istotnej zmianie w funkcjonowaniu naszego biura. Według raportu 43% odbiorców używa gmail’a. Więc podobnie jak ja nie mają problemu spamu. Ale Oni pewnie nie będą czytać tego tekstu. Jako ciekawostka podam, że:  łącznie 53% odbiorców korzysta z poczty przez przeglądarkę www. Co dziwne prawie 13% odbiorców korzysta z programów pocztowych Outlook, 1,3% Thunderbird. Poczta na urządzeniach mobilnych to 21%.  

Dostałem kilka zapytań od firm będących naszymi stałymi klientami, brzmiących “jak rozwiązać problem ze spamem? ”. Myślę, że części z nich informacje i sposób przedstawiony w tym wpisie, będą pomocne. A jeśli dadzą znać, że interesuje ich bardziej profesjonalne rozwiązanie, umówimy się na prezentację specjalistycznego oprogramowania np. SpamTitan.

PS.

Przypomniało mi się jeszcze odnośnie spamu. Warto wiedzieć, że spamerzy często wysyłają wiadomości na ślepo, tzn. nie wiedzą które adresy są prawdziwe, a które są nieistniejące. Dlatego dobrze jest wiedzieć,  że otwarcie śmieciowego maila albo kliknięcie w “wypisz mnie z listy mailingowej” na którą się nigdy nie zapisywaliśmy – to informacja dla nadawcy ten adres “żyje”, jest sens do niego wysyłać.

Posted on
Ważne dla użytkowników Windows XP.
Serwis komputerowy, naprawa laptopów – Reda, Rumia
Oprogramowanie antywirusowe dla Twojego Biznesu.